Kebijakan Privasi

1. Siapa yang tercakup, dan dalam peran apa

Ada dua hubungan berbeda di balik satu produk. Terhadap agensi atau brand yang berlangganan, kami adalah prosesor dan tidak pernah menjadi pemilik: data staf, data outlet dan hasil pekerjaan yang tercatat adalah milik Pelanggan atau milik prinsipal yang pekerjaannya didokumentasikan, dan Pelanggan yang menentukan apa yang dikumpulkan serta untuk apa. Terhadap orang yang memiliki akun langsung dengan kami, dan terhadap pengunjung situs ini, kami adalah pengendali data.

Jika Anda staf lapangan yang ingin tahu data apa yang disimpan tentang Anda, titik kontak pertama yang tepat adalah pemberi kerja Anda — merekalah yang menentukan apa yang dikumpulkan aplikasi. Kami akan membantu mereka menjawab.

2. Apa yang kami kumpulkan dari pengguna konsol

Nama, email kerja, peran yang diberikan kepada Anda, dan catatan setiap kali Anda masuk — kapan, dari mana, dan dari perangkat apa. Riwayat masuk ada supaya sengketa mengenai akses bisa diselesaikan dengan fakta, bukan dengan ingatan.

3. Apa yang dicatat aplikasi lapangan

Kejadian absensi beserta waktu dan tempat pencatatannya; kunjungan dan jawaban yang dikirim pada kunjungan itu; foto yang diambil sebagai bukti; identitas perangkat, modelnya, versi aplikasi dan tingkat baterainya; dan, selama sebuah shift berjalan, titik lokasi secara berkala.

Identitas perangkat dibuat di ponsel itu sendiri. Dengan itu, ponsel yang hilang bisa dicabut aksesnya tanpa perlu tahu apa pun tentang orang yang membawanya.

4. Swafoto absensi, dan pemeriksaan liveness

Absen masuk mengambil foto pekerjanya. Sebelum foto itu diterima, kamera menganalisis gerakan di perangkat untuk memastikan yang hadir adalah orang sungguhan, bukan foto dari seseorang.

Analisis itu berjalan sepenuhnya di ponsel. Yang keluar dari ponsel hanyalah hasilnya, waktu setiap tantangan gerakan, dan nilai sinyal non-biometrik — nilai benar/salah serta rasio yang dipakai untuk membedakan pengambilan sungguhan dari pemalsuan. Swafotonya sendiri dikirim sebagai bukti absensi, dan hal itu disampaikan kepada pekerja saat pendaftaran.

Bingkai gambar dari pemeriksaan itu tidak disimpan. Penyimpanan bingkai adalah pengaturan proyek yang secara bawaan nonaktif; bila seorang klien mengaktifkannya, bingkai tersebut punya jangka simpannya sendiri dan barisnya sendiri dalam pemberitahuan saat pendaftaran.

5. Apa yang tidak kami kumpulkan

Kami tidak membuat, mengirim atau menyimpan templat wajah, embedding, deskriptor maupun kumpulan titik wajah. Tidak ada potongan area wajah yang disimpan. Ini bukan preferensi yang bisa diam-diam kami ubah: inilah syarat yang menjadi dasar disetujuinya fitur liveness, dan hal itu dijaga oleh sebuah pengujian agar perubahan di kemudian hari tidak bisa mulai menyimpannya tanpa ketahuan.

Kamera dipakai untuk memastikan pengambilan gambar dilakukan langsung. Kamera tidak dipakai untuk mengidentifikasi siapa pun terhadap sebuah basis data wajah.

6. Lokasi, dan kapan ia dicatat

Lokasi dicatat ketika pekerja absen masuk atau pulang, ketika sebuah kunjungan dibuka atau ditutup, dan secara berkala selama shift berjalan — bawaannya setiap dua menit — sehingga rutenya bisa disusun ulang dan cakupannya bisa diukur.

Lokasi tidak dicatat di luar shift yang sedang berjalan, dan batas itu ditegakkan oleh server, bukan hanya oleh aplikasi: pembacaan yang jatuh di luar shift dibuang begitu tiba, sebab perangkat yang dibiarkan memutuskan sendiri kapan berhenti merekam adalah perangkat yang bisa dibuat berbohong soal itu. Jeda dalam jejak lokasi bisa berarti sinyal hilang, baterai habis, atau ponsel ditinggal di laci, dan karena itulah tingkat baterai ikut dicatat — ketiganya menuntut penanganan berbeda dan tidak seharusnya ditebak-tebak.

7. Foto sebagai bukti

Foto yang diambil di lapangan membawa tanda air yang dibakar ke dalam gambarnya: nama pekerja, koordinat dan waktu, serta nomor identitasnya apabila data karyawan menyimpannya. Tanda itu dibakar ke dalam gambar, bukan digambar di atasnya, sebab foto yang dipakai menyelesaikan sengketa harus membawa klaimnya sendiri.

Karena itu, apabila nomor identitas tersimpan, nomor itu ada di dalam berkas gambarnya sendiri. Pelanggan sebaiknya memperhitungkan hal ini sebelum membagikan foto ke luar organisasinya.

8. Persetujuan, di mana persetujuan menjadi dasarnya

Ketika platform mencatat data seorang anggota masyarakat — pengunjung sebuah aktivasi, atau calon konsumen — persetujuan wajib ada dan ditegakkan oleh basis datanya sendiri: catatan semacam itu tidak bisa ada tanpa persetujuan yang terekam. Yang tersimpan bersamanya adalah kalimat yang disetujui, versi kalimat tersebut, saat persetujuan diberikan dan tanda tangannya, sehingga yang bisa ditunjukkan bukan sekadar bahwa persetujuan diberikan, melainkan kalimat mana yang disetujui.

Untuk staf agensi itu sendiri, dasarnya umumnya adalah hubungan kerja dan kepentingan sah Pelanggan untuk memverifikasi pekerjaan yang dilakukan, bukan persetujuan. Pemberi kerja Anda semestinya dapat menjelaskan mana yang berlaku.

9. Berapa lama kami menyimpannya

Kecuali kontrak Pelanggan menetapkan periode yang berbeda, catatan disimpan untuk tahun kalender berjalan dan dua tahun kalender sebelumnya. Catatan yang lebih tua dari itu dihapus, dan batasnya bergeser sekali setahun, bukan setiap hari.

Artinya antara dua sampai tiga tahun tergantung kapan Anda bertanya, dan itu disengaja dengan alasan yang layak disebutkan: Pelanggan selalu bisa menandingkan satu tahun kalender penuh dengan tahun sebelumnya. Dua tahun yang dihitung mundur begitu saja tidak bisa melakukannya — saat meninjau tahun lalu pada bulan Maret, bulan Januari yang Anda perlukan sebagai pembanding sudah hilang.

Jangka waktu ini mencakup semua yang kami simpan untuk seorang Pelanggan, termasuk apa yang dihasilkan oleh sebuah catatan. Peringatan yang muncul dari sebuah kiriman laporan, temuan seorang supervisor, sampel audit foto dan analisis planogram semuanya tunduk pada aturan ini secara tersendiri, masing-masing dihitung sejak tanggal ia sendiri dibuat, bukan sejak catatan yang ada di belakangnya. Jadi sebuah temuan yang ditulis setahun setelah kunjungan yang dibahasnya akan bertahan setahun lebih lama daripada kunjungan itu, lalu dihapus pada gilirannya. Tidak ada yang disimpan selamanya hanya karena ada hal lain yang menunjuk kepadanya.

Foto yang diambil saat pekerja absen masuk disimpan enam bulan sejak hari ia dikirimkan — persoalan absensi biasanya muncul di akhir siklus penggajian, bukan di tengahnya. Foto yang diambil pada sebuah kunjungan disimpan tiga bulan. Keduanya dihapus pada akhir periodenya.

Catatan tempat sebuah foto melekat tidak ikut dihapus. Sebuah kejadian absensi, kunjungan atau kiriman laporan adalah riwayat yang menyelesaikan persoalan penggajian atau sengketa dengan klien di kemudian hari, jadi yang hilang adalah gambarnya dan yang tinggal adalah fakta yang dibuktikannya, dengan tanda bahwa gambarnya sudah tidak lagi disimpan.

Ketika langganan berakhir, Pelanggan tetap memiliki akses selama satu bulan untuk mengekspor datanya. Setelah bulan itu kami menghapusnya.

10. Catatan yang disimpan sebagai riwayat

Catatan pekerjaan yang dilakukan — absensi, kunjungan, kiriman laporan, foto dan titik lokasi — disimpan sebagai riwayat yang tidak dapat diubah, sebab itulah yang menyelesaikan persoalan penggajian atau sengketa dengan klien berbulan-bulan kemudian. Tidak dapat diubah berbicara tentang apa yang boleh diubah, bukan tentang berapa lama: catatan itu disimpan selama periode pada bagian 9, lalu dihapus.

Sebuah koreksi tidak menimpa catatan aslinya. Catatan yang lebih awal ditandai batal, perubahannya dicatat, dan keduanya tetap terlihat. Ini disengaja, dan hal itu membentuk cara sebuah permintaan penghapusan ditangani: lihat di bawah.

11. Hak Anda berdasarkan UU PDP

Anda dapat meminta akses terhadap data pribadi Anda, meminta perbaikannya, meminta pemrosesannya dibatasi atau mengajukan keberatan atasnya, meminta penghapusannya, dan meminta salinannya dalam bentuk yang dapat dipindahkan.

Apabila kami menyimpan data sebagai prosesor untuk seorang Pelanggan, kami akan meneruskan permintaan Anda kepada mereka dan membantu mereka menjawabnya. Apabila sebuah catatan merupakan bagian dari riwayat yang dijelaskan di atas, kami akan menjelaskan apa yang dapat dihapus, apa yang harus dipertahankan dan atas dasar apa, alih-alih menghapus secara diam-diam atau menolak tanpa alasan. Permintaan dijawab dalam waktu [RESPONSE PERIOD].

12. Siapa lagi yang bisa melihatnya

Data seorang Pelanggan dipisahkan dari data Pelanggan mana pun, dan pemisahan itu ditegakkan oleh basis datanya, bukan diingat oleh aplikasinya. Klien sebuah agensi dapat diberi tampilan hanya-baca atas proyeknya sendiri dan tidak lebih.

Kami memakai pihak ketiga untuk menyediakan hosting dan menjalankan layanan, serta bila diperlukan untuk diagnostik kegagalan aplikasi. Sub-prosesor saat ini: [SUB-PROCESSOR LIST].

13. Di mana data disimpan

Data pribadi disimpan di [HOSTING REGION]. Apabila data dipindahkan ke luar Indonesia, kami hanya akan melakukannya atas dasar yang diizinkan UU PDP, dan akan menyebutkan dasar tersebut di sini: [TRANSFER BASIS].

14. Keamanan

Akses ke konsol diberikan berdasarkan peran dan dapat dicabut. Kredensial dan identitas perangkat disimpan di balik perlindungan sistem operasi ponsel itu sendiri, dan sebuah perangkat dapat dicabut aksesnya. Aplikasi lapangan menghitung checksum untuk setiap berkas yang diunggahnya dan server memverifikasinya, menolak berkas yang tidak cocok alih-alih menyimpan catatan yang rusak.

Tidak ada sistem yang kebal. Apabila sebuah pelanggaran data memengaruhi data pribadi Anda, kami akan memberitahukannya sebagaimana diwajibkan UU PDP.

15. Anak-anak

Layanan ini tidak ditujukan bagi siapa pun yang berusia di bawah 18 tahun, dan kami tidak dengan sengaja mengumpulkan data pribadi mereka.

16. Perubahan

Kami akan memperbarui kebijakan ini seiring perubahan layanan. Apabila sebuah perubahan secara material memengaruhi cara data pribadi ditangani, kami akan memberitahukannya, dan tanggal di bagian atas selalu merupakan tanggal versi yang berlaku.

17. Kontak dan pengaduan

Kirim surel ke info@rahat-tech.com, atau ke [COMPANY LEGAL NAME], [REGISTERED ADDRESS]. Apabila Anda tidak puas dengan jawaban kami, Anda dapat mengadu kepada otoritas pengawas.